Gegenstand und Dauer des Auftrags
(1) Der Verantwortliche übergibt dem Auftragsverarbeiter Datenträger (insbesondere Disketten) zur sicheren Löschung und ggf. Weiterverwendung.
(2) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich zur Durchführung
dieses Auftrags.
(3) Die Vertragsdauer richtet sich nach der Dauer des jeweiligen Vorgangs; darüber hinaus gelten
die in Abschnitt "Löschung der Daten" genannten Löschfristen.
Art und Zweck der Verarbeitung
- Annahme, Registrierung und Bearbeitung eingehender Sendungen
- Sichere Löschung durch Neuformatierung und Überschreiben
- Funktionstests zur Wiederverwendbarkeit
- Dokumentation und Kommunikation mit dem Verantwortlichen
✓ Kein Einsatz zu eigenen Zwecken
✓ Keine Weitergabe an Dritte (außer wie im Abschnitt "Unterauftragsverarbeiter"
beschrieben)
Kategorien personenbezogener Daten
- Namen und Kontaktdaten des Absenders / Ansprechpartners
- Adress- und Versandinformationen
- ggf. gerätespezifische Metadaten / Seriennummern
- ggf. verbleibende auf Datenträgern enthaltene personenbezogene Daten
(diese werden ausschließlich gelöscht und nicht eingesehen)
Kategorien betroffener Personen
Mitarbeiter, Kunden oder sonstige Personen, deren Daten sich noch auf den Datenträgern
befinden können.
Pflichten des Auftragsverarbeiters
Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich:
- personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen
zu verarbeiten,
- Mitarbeiter zur Vertraulichkeit zu verpflichten,
- angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) umzusetzen (siehe Anhang),
- keine Kopien oder Extraktionen von Dateninhalten anzufertigen,
- keine eigenständige Bewertung, Auswertung oder Weitergabe der Daten vorzunehmen.
⚠️ Wichtig: Der Auftragsverarbeiter nimmt keine Einsicht in Inhalte der
Datenträger. Die Inhalte werden gelöscht, ohne zuvor analysiert zu werden.
Rechte und Pflichten des Verantwortlichen
Der Verantwortliche ist verantwortlich für:
- die Einstufung und Rechtmäßigkeit der Daten,
- die Entscheidung, ob zertifizierte Vernichtung erforderlich ist,
- die sachgerechte Vorbereitung und Übergabe der Datenträger.
💡 Falls der Verantwortliche gesetzlich zur zertifizierten Vernichtung verpflichtet ist,
muss er einen dafür spezialisierten Anbieter wählen.
Einsatz von Unterauftragsverarbeitern
Folgende Dienstleister werden eingesetzt:
| Dienstleister |
Tätigkeit |
Ort / Rechtsgrundlage |
| All-inkl.com |
Hosting & E-Mail-Bereitstellung |
EU / AV-Vertrag vorhanden |
| Vom Kunden gewählter Versanddienstleister |
Transport & Labelbereitstellung |
EU / Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| – |
optionaler Versanddienstleister |
EU / Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
Weitere Unterauftragsverarbeiter dürfen eingesetzt werden, sofern:
- der Verantwortliche vorher informiert wird, und
- kein Widerspruch aus berechtigten Gründen erfolgt.
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
Kurzfassung – vollständige Liste im Anhang der PDF-Version:
- TLS-verschlüsselte E-Mail-Übertragung (soweit technisch möglich)
- Zugriffsschutz / Need-to-Know-Prinzip
- Getrennte Lagerung physischer Datenträger
- Löschung durch mehrfaches Überschreiben + Neuformatierung
- Kein Kopieren, Spiegeln oder Klonen der Datenträger
Löschung der Daten
- Kommunikations- und Bearbeitungsdaten: Löschung 6 Monate nach
Vorgangsabschluss
- Rechtlich relevante Nachweise: gemäß gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
- Inhalte auf Datenträgern: werden während des Löschprozesses nach Maßgabe des Löschverfahrens
entfernt
💡 Es werden keine Datenbestände aufgebaut.
Haftung
Die Haftung richtet sich nach Art. 82 DSGVO.
Der Auftragsverarbeiter haftet nur für Schäden, die auf vorsätzlicher oder grob fahrlässiger
Pflichtverletzung beruhen.
Auftragsende
Mit Abschluss des Vorgangs endet die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen dieses AV-Vertrags nach Maßgabe der vereinbarten Löschfristen (siehe Abschnitt „Löschung der Daten“).
Fragen des Eigentums an den übergebenen Datenträgern selbst sind nicht Gegenstand dieses AV-Vertrags. Sie richten sich ausschließlich nach den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) sowie der im Rahmen der Einlieferung/Beauftragung gesondert abgegebenen ausdrücklichen Übereignungserklärung des Verantwortlichen bzw. Einsenders. Ein automatischer Eigentumsübergang allein durch Übergabe der Datenträger findet nicht statt.
Schriftform
Änderungen dieses Vertrags bedürfen der Schriftform.
Anhang – Technische & organisatorische Maßnahmen (TOM)
- Serverstandort in der EU
- Zugriffsbeschränkung (nur befugte Personen)
- Physische Lagerung in kontrollierten Räumen
- Keine Auswertung / Einsicht der Datenträgerinhalte
- Mehrfaches Überschreiben + Neuformatierung
- Prüfung auf Lesbarkeit & Fehler (Sektorprüfung)
- Protokollierung von Arbeitsabläufen
- Transport nur in verschlossenen Behältnissen
- TLS-verschlüsselte E-Mail-Übertragung (soweit unterstützt)
- Regelmäßige Updates, Backup- und Wartungsroutinen
